如何主動發掘員工問題

如何主動發掘員工問題

生活中我們很常聽到『老師～我有個問題』或是『爸爸/媽媽～我有個問題』，但是在工作場所中，少有同仁會主動向您反映他/她有問題，特別是一些敏感的私人議題。為什麼同仁不願跟您說：『老闆，我有個問題…』呢？ ，其實是有以下原因：
1.同仁基於個人隱私的考量，所以不願讓主管知道
2.認為這不屬於該向主管報告的事情
3.認為向您報告這些事情會使他在您面前的印象大打折扣
4.還有，他們可能會認為反正和主管說了也沒用，所以不說
然後，身為主管的您可能也會認為同仁的私事就不予或不宜過問，但是當您的同仁因私人問題嚴重影響他/她的工作表現時，問題就掉到您頭上了。所以本月份關懷報的主題就是教導主管：如何主動發掘員工問題。
步驟一：主動發現「未爆彈」
當同仁因私人議題而面臨困擾時，他/她可能會在有限的時間、資源與心力下，在工作與私人議題之間做出選擇與改變先後順序，而不確定性、焦慮、恐懼、憤怒、無助、悲傷、沮喪等都是在壓力下可能的情緒反應，想像一下，當您的同仁被這些情緒給佔據時，您期待他/她能發揮多少的理智與生產力才是合理的要求呢？
然而，我們卻根本不清楚同仁的心理壓力與狀況，只知道『怪怪的』，卻又不知如何處理，而使用『拖』字訣或持續觀察，然後一如過往的指派任務與要求績效。
可預期的，不是您大動肝火就是您的同仁陷入瘋狂，然後影響整個辦公室的氣氛，因此現代的經理人需要具備一項風險管理的技能，就是我們在前幾期曾提到的『辨識員工異常的工作行為』。（詳見附表）當同仁的工作異常行為，影響到他與部門間的工作表現時，您就需要特別留意了。

※員工工作問題行為檢核表※
缺勤或怠工
● 遲到/早退 ● 因為生病或意外事件增加缺勤時數
● 過長的午餐休息時間 ● 在發薪日或假期前後缺勤
● 星期一/星期五缺勤 ● 常請病假卻沒有明顯的不適
異常的人際關係
● 和同事相處出現退縮行為 ● 對於假想的評論過度反應
● 莫名的流淚/氣憤/大笑的行為 ● 不合理的憤慨
● 來自同事/朋友或客戶的抱怨 ● 向同事/朋友借錢
● 和配偶/親子/朋友間的爭執增加 ● 無助感
● 佔他人便宜 ● 暴力或恐嚇威脅
● 性騷擾 ● 親人或配偶過世
生理症狀的改變
● 體重改變 ● 眼睛泛紅
● 長期的疲勞 ● 臉部異常腫大
● 失眠 ● 忘東忘西
● 喃喃自語 ● 腳步不穩
● 手腳發抖 ● 胃痛/胃潰瘍/胃炎
● 持續抱怨身體不適 ● 經常性頭痛
● 身體上的外傷
健康和安全危害
● 工作意外事故增加 ● 輕忽自己或他人的安全
● 操作設備或儀器發生疏忽 ● 因生產力低，承擔非必要的賠償責任
異常工作行為
● 工作品質或者是工作量不穩定 ● 遇到事情經常拖延
● 對工作任務缺乏責任感 ● 多疑或不正常的猜忌
● 草率的工作 ● 情緒不穩定（心情經常變化）
● 不能專心/集中精神 ● 激烈爭執/衝突次數增加
● 浪費資源或損壞儀器設備的情形增加 ● 長時間的焦慮或緊張
● 無法和其他同事合作（配合） ● 憂鬱或嗜睡症
● 大多數時間處於失神狀態 ● 不重視個人的外表或衛生狀況
● 空虛—缺乏方向感 ● 消極的態度
● 對權威人物的反抗與敵意
（例如主管或上司）

驟二：除非您有處理爆裂物的「勇氣」與「裝備」，否則就不要讓問題「拖延」
當您的同仁因私人議題影響了他/她的工作表現、團隊的工作氣氛、甚至是請假缺席，而增加其他部屬的工作量或者是八卦謠言滿天飛，不僅耽誤既定的時間與績效，也挑戰了您的例外管理與危機處理的能力，甚至會危及您升遷之路，這一切的狀況，都有可能發生在您使用『拖延技巧』的時候。
步驟三：善用資源與工具拆除「未爆彈」
回想一下，在我們的生命中曾經出現下列的壓力事件，讓我們當時心理五味雜陳…..

這些過往的壓力，如今都成了回憶。如果在當時，有人可以協助傾聽並澄清內心的感受與需求，找到情緒出口，一起找出問題解決之道，或許您就可以將多出來的時間與心力，拿來處理其他更重要的事，現在您可以將這個機會給予遭遇私人議題困擾的同仁，幫助同仁，並成就自己。