成為斑馬型主管的秘訣

成為斑馬型主管的秘訣


曾經有非常豐富第一線主管經驗的田島弓子，在她的「A+主管創造業績、解決職場問題的58個實用技巧」一書當中，提到新一代的第一線主管，和過去有強力領導統御能力的獅子型不同，而比較像是溫和的草食性動物—斑馬，不見得非常有主見，但是卻能夠很敏銳地了解團體內發生的狀況。雖然不擅於堅持自己的主張，但是卻能夠傾聽每個人的想法，而去整合對方的意見，扮演上司和團隊之間的橋樑。這一類的主管，有時候還真像是翻譯者，傳達上級主管和部屬間，對於對方的意見和期望。

這一類的主管必須要拋棄要在他人之上，或者對外展現自己很能幹的想法，如此一來，團隊成員才有可能打開心扉，真正參與在工作當中。
田島弓子說，主管常常因為窮於應付自己份內的繁雜工作，所以就沒有多餘的時間和部屬或跨團隊成員做溝通，因此他們可能會延後溝通，而使得工作氣氛不佳，而造成負面循環，使得工作量變得更多。也因此，主管應該將每天要溝通的工作結構化、模式化、習慣化，這樣就能讓部屬或團隊更能夠獨立行動，而能夠減輕自己的負擔，使得整個團隊的效率提高。以下是田島弓子建議的—將溫和、敏銳與溝通融入日常工作的溝通技巧：
方法一、透過寒暄，提醒主管應該完成的工作：
早上若遇見常會忘記會議的上司，可以用「早安，今天的會議要麻煩您了！」來提醒上司不要忘記今天的會議。或者是要請求其他部門協助，但是假如立場上不適合催促時，可以用彈性的方式說：「早安，我們部門麻煩你們協助，今、明兩天會增加你們的負擔，真不好意思。」透過寒暄和道歉，可以友善地提醒對方，而且減低溝通的壓力。
方法二、每天工作當中，排定和部屬面對面晤談的三十分鐘：
這是將溝通結構化的關鍵。假如只是想到的時候，才找對方來談一談，就會變得很隨機，無法真正談到核心問題。不如將時間固定下來，然後每天進行溝通，專心的溝通會讓雙方有更好的合作品質。
方法三、刻意使用對方喜歡的用語，讓對方喜歡跟你說話：
在溝通上有個技巧，就是反覆使用對方經常說的話，配合對方的呼吸節奏，和模仿對方的動作，都可以讓對方產生信賴感。比如說，假如對方很喜歡說「當責」（accountability）這個詞彙，那麼就可以適時的使用，而反覆使用相關的用語，可讓方對你產生安心和共鳴的感覺。假如是和一整個團隊說話，那麼就要用團隊共同理念的話，就算自己不太喜歡，也應該常在言談或者郵件當中使用，而能夠促進好的團隊氣氛。
方法四、換個輕鬆情境，談話品質也會改善：
很多主管都喜歡找部屬到會議室裡面談事情，但是到會議室裡面談，有時候會讓人感覺緊張，還不如到一些較為休閒的場所，會讓溝通更輕鬆地進行。甚至有時候，也可以利用在電梯，或者走廊遇見對方的機會，簡短的溝通工作的進度。
方法五、看對時機點說話，成功一大半：
在工作上，找對時機點說話，往往會增加工作的成功機率。因此，很重要的是，仔細去觀察工作夥伴的情況，盡量選擇他們情緒較好的時候，與他們溝通。尤其是在請求對方幫忙時，更是要看對時機，選擇對方比較容易鬆口答應的時候，就能夠事半功倍。
斑馬型的主管，雖然看似需要花非常多的時間，和團隊夥伴溝通，但其實他們在無形之中，大大增加了團隊的工作效率，而能夠有好的產出。一個好的斑馬型主管，常常可以很快就掌握問題發生的徵兆，而能夠防患未然。他們也常常能夠傾聽部屬的煩惱，而且能夠依照自己過去的經驗，提供適當的意見，來替團隊解決問題。失敗經驗的分享，讓斑馬型主管和部屬之間，產生足夠的信賴感。
當您面對每天排山倒海而來的工作時，不妨停下腳步，想一想，如何能夠更聰明地溝通，而能夠提升效率。假如嘗試了許久，仍然無法突破，也許可以詢問您公司的EAP顧問，讓他（她）替您診斷在團隊溝通上的問題，並且學習更為有效的溝通技巧。
參考資料來源：A+主管創造業績、解決職場問題的58個實用技巧，高寶出版社，2011年8月出版。