處理文件大省時，活用Word快速鍵

處理文件大省時，活用Word快速鍵
作者：溫典寰 　出處：天下雜誌 359期 2006/11

相關關鍵字：Tech-Tips/超能力學堂/關鍵能力/電腦/快捷鍵/windows/工作/效率/時間管理


你有急著使用Word趕報告，但滑鼠不靈敏、浪費時間找上方功能表的經驗嗎？本期Tech-tips教你活用Word，簡單動動手指，1秒鐘搞定開檔、列印及加註解，讓你縮短寫文件時間！
本期Tech-tips進一步教你活用手指，輕鬆解決找功能鍵的困擾，處理文件更有效率。

密技一：Ctrl+P瞬間開啟列印功能 　
只要左手指選擇Ctrl鍵，再加上P，不需滑鼠移到「檔案」功能表，便能進入「列印」介面。通常選擇檔案列印，皆需要滑鼠找到功能列中的「檔案」，再進列印更改各項設定。但現在只要Ctrl+P兩鍵，直接開啟列印功能，免去滑鼠找功能的麻煩。 　

貼心小提醒：若搭配使用「Ctrl鍵+F2」的切換功能，還能直接開啟或關閉「預覽列印」功能，同樣不須靠滑鼠。

密技二：全選文章只要Ctrl+A 　
要複製整篇文章前，只要Ctrl鍵+A便能全部選取。再配合使用Ctrl+C複製與Ctrl+V貼上，更能縮短時間。與Windows快速鍵一樣，Ctrl+A是通用功能鍵。因此，學會該項功能，使用許多電腦軟體便能更上手。

密技三：Word便條紙功能Ctrl+Alt鍵＋M
想要在某段文字加上note，只要Ctrl+Alt兩鍵再加M，便能呼叫「註解功能」。 Word註解常用在註明文件出處、待辦事項等，避免遺忘必須處理的內容。若開啟註解，不透過滑鼠找到功能表「插入」裡的註解，也能將繁複的步驟簡化。

貼心小提醒：註解可選擇列印出或不列印，只需在列印功能裡的「列印內容」篩選，便能列出只有文件而沒有註解的漂亮文件。（本功能僅試用在Office XP）

密技四：Ctrl+F12立即開啟舊檔 　
使用Word開啟另一文件時，只要Ctrl鍵加上F12，馬上呼叫「開啟檔案」介面。通常開啟舊檔有兩個方式，滑鼠點選功能列圖示，或功能列裡的「檔案」再找到開啟舊檔。但如果學會了Ctrl+F12快速鍵，不須碰觸滑鼠，肯定增加更多工作時間。 　

貼心小提醒：除了開啟舊檔外，F12鍵還能開啟「另存新檔」功能，同樣減少在功能列裡找「檔案」再另存新檔的繁複動作。

密技五：標記段落文字使用Shift＋「→」「←」 　
文件中只想複製幾個字時，左手指按Shift鍵，再加鍵盤上任何十字鍵，減少大費周章使用滑鼠的機會。 　
為了複製少許文字，多數人會使用滑鼠來選擇，再配合複製貼上功能。但此舉不僅小題大作，也無法提升工作效率。若能直接在鍵盤上操作Shift鍵加「→」、「←」，還能更準確地選擇複製的文字。