2012年4月30日 星期一

主管「有效指正,贏得尊敬」的秘訣

主管「有效指正,贏得尊敬」的秘訣



身為主管,你敢指正屬下嗎?沒有人喜歡扮黑臉,因為,

扮黑臉會被別人討厭。可是,身為主管,又不得不指出錯誤,

因為很多時候,部屬必須從被教導的過程當中,學習到自己在

工作上還有哪些需要改進的地方。因此,主管們或多或少都得

學會如何「不怕被討厭」。但是,假如懂得如何指正他人,且

用對方式,那麼不但能有利於公務的推行,對於部屬來說,也

保住了面子,進而把事情做得更好。所以,指正他人的訣竅不

能不學。尤其是每個部屬的個性,都不太一樣,因此還必須思

考到對方的個性,用不同的方式來教導。

分享:主管如何有效指正部屬,來贏得尊敬。

主管「有效指正,贏得尊敬」的秘訣

著有《以誇獎、責罵使屬下驚人成長!二十多歲男員工站上第一線》,以及《好主

管得學會罵人》等書的日本人才培育專家齋藤直美認為,指正的時候,要考量到「成長、

貢獻、認同」三個重點,才是有用的指正。「成長」是指,有助於對方成長;「貢獻」

則是指,讓對方感受到自己做的事情得到認同;「認同」則是指,對方認為你有注意他,

他的存在獲得認同。因此指正他人的時候,讓對方注意到你這三個用意,花些功夫在傳

送訊息的方式上,對方就比較容易接受,而且也會覺得你是因為重視他,所以才對他嚴

格。 而如何傳送有效的指正訊息呢?有三個要素:第一是要創造「愉快的情緒」;第二

是適當的「說話方式」;第三是營造「信賴的關係」。也就是說,指正和發怒是不同的,

前者是幫對方,後者是否定對方。假如對方動作總是很慢,發怒的主管會說:「你動作

真慢,不管做甚麼都成事不足、敗事有餘!」;真心希望對方好的指正型主管則會說:

「這樣的工作方式不太理想,我們得改變做法,你才能如期完成工作」。除此之外,指

正還有幾個訣竅,可以讓主管「有效指正,贏得尊敬」:

 方法一:用「我」的方式來指正:若我們經常用「你」的方式,來責備部屬,部屬

會感覺到自己被否定,因此就會開始反駁,因為人都會保護自己的自尊。所以主管

可以改用「我」的方式來說,針對發生的事情,用「我覺得如何」的方式來陳述,

對方就比較不會有太多的防衛出現,也比較願意改善。舉例來說,當發現對方提案

不如理想時,可以說:「我認為,這次提案沒有充分展現出你的優點」。

 方法二:用讚美的方式來指正:有時候,部屬已經花了相當大的心思在工作上,但

是表現還是不盡理想;或者是,這份工作牽涉到非常主觀的判斷,甚至是部屬的年

資可能比主管還要長的時候,為了不傷及屬下的自尊,可以用誇讚的方式,告訴對

方你欣賞對方哪些地方,但是也也希望對方能夠改進的地方。比如說,主管可以稱

讚部屬穿著很有品味,「但是」在公司穿,可能會有一點不太適合。

 方法三:用理解對方的方式指正:很多時候,部屬對於自己犯的錯,比主管還要在

意,甚至擔心影響到考績。此時,最好還是避免過

度逼問對方,而是要去體諒到部屬的情況,和對方

建立信賴關係。因此,可以跟對方說:「你應該不

是故意的吧?」或「你最近應該很累,才會出錯吧?」

用這樣的方式,來讓部屬了解,你知道他並非故意

犯錯。如此一來對於雙方的關係,才有正面幫助。

 方法四:用說故事的方式指正:直接說對方缺點,對方可能會不舒服,那麼假如是

用暗喻的方式說呢?與其說:你為什麼沒辦法跟其他人好好配合,不如說:從前,我有一個部屬,因為配合度不太好,人緣不好,使得他從來沒有獲得好的評價。而且要在不經意的時候,和對方如同聊天一般的聊起,如此一來,就能自然、不刻意的傳達你希望對方改進的地方。

 方法五:用對方喜歡的方式指正:當指正對方之後,還是無法接受你的意見時,可以立刻詢問對方,為何無法接受,然後當場處理。對方可能會跟你說,他不滿的,不是挨罵的內容,而是方式。假如部屬覺得方式不恰當,那麼可以詢問對方,甚麼樣的方式才是最恰當的。這樣的方式,對於主管來說,是一種挑戰,但是假如要成為指正高手,必須要自我反省,才有可能改進指正的方式。

主管必須注意,指正並不是否定這個人,而是讓對方產生做事情的動機,改善工作態度或方法。指正必須要具體、就事論事、針對問題指責。最忌諱的就是過度指正和工作內容無關的事情,像是扯到對方的人格、進行人身攻擊,或是翻舊帳。

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